Els pagaments en efectiu continuen formant part de moltes operacions habituals entre empreses, autònoms i clients. Tanmateix, a Espanya existeixen límits legals a l’ús d’efectiu quan en una operació intervé un empresari o professional.
Conèixer aquests límits és important no només per complir la normativa, sinó també per evitar errors que poden comportar sancions tant per a qui fa el pagament com per a qui el rep.
Per tant, quant es pot pagar en efectiu a Espanya? El límit és el mateix entre empreses i autònoms? I què passa quan una de les parts és un particular?
Repassem els principals aspectes que cal tenir en compte.
En aquest article
Quin és el límit dels pagaments en efectiu a Espanya?
A Espanya, la normativa estableix que no es poden pagar en efectiu les operacions d’un import igual o superior a 1.000 euros quan alguna de les parts actua en qualitat d’empresari o professional.
Això significa que el límit no s’aplica únicament als pagaments entre empreses, sinó també a altres operacions en què intervingui un autònom o professional en l’exercici de la seva activitat.
És important tenir en compte que el límit inclou els 1.000 euros exactes. Per tant, una operació d’aquest import ja no es pot pagar en efectiu quan està subjecta a aquesta restricció.
Quan s’aplica el límit de 1.000 euros?
El límit de 1.000 euros s’aplica quan alguna de les parts que intervenen en l’operació actua en qualitat d’empresari o professional.
Això inclou, entre altres, les operacions següents:
- Pagaments entre dues empreses.
- Pagaments entre una empresa i un autònom.
- Pagaments entre dos autònoms o professionals.
- Pagaments entre una empresa o professional i un particular.
Per tant, no cal que totes dues parts siguin empreses o professionals perquè s’apliqui la limitació. N’hi ha prou que una d’elles actuï en l’exercici de la seva activitat empresarial o professional.
Pagaments en efectiu entre empreses i autònoms
Quan una empresa o un autònom presta un servei o realitza una operació per un import igual o superior a 1.000 euros, no es pot efectuar el pagament en efectiu.
Aquesta limitació també s’aplica a les operacions entre dues empreses o entre dos autònoms, sempre que intervinguin en l’exercici de la seva activitat empresarial o professional.
En aquests casos, cal utilitzar mitjans de pagament que permetin acreditar l’operació, com ara una transferència bancària, i conservar els justificants corresponents durant cinc anys.
Què passa quan una de les parts és un particular?
La presència d’un particular no elimina automàticament el límit.
Si l’altra part intervé en qualitat d’empresari o professional, l’operació queda dins de l’àmbit d’aplicació de la limitació general.
Tanmateix, existeix un límit diferent de 10.000 euros quan el pagador és una persona física que acredita que no té el domicili fiscal a Espanya i que no actua en qualitat d’empresari o professional.
El límit de 10.000 euros no és un límit general aplicable a qualsevol particular. Es refereix específicament al supòsit previst per a una persona física pagadora que acredita que no és resident fiscal a Espanya i que, per tant, no té el domicili en territori espanyol ni actua com a empresari o professional.
Es pot fraccionar un pagament per evitar el límit?
No es pot evitar la limitació simplement dividint una mateixa operació en diversos pagaments.
Per determinar si s’assoleix el límit, la normativa estableix que s’han de sumar els imports de les operacions o dels pagaments en què s’hagi pogut fraccionar el lliurament de béns o la prestació de serveis.
Per exemple, si una operació té un import total de 1.500 euros, dividir el pagament en tres lliuraments de 500 euros no permet eludir la limitació.
El que és rellevant és l’import total de l’operació, i no únicament l’import individual de cada pagament.
A més, quan es tracti d’una prestació de serveis continuada amb un mateix client i es prevegi que l’import anual superarà els 1.000 euros, tampoc no es podrà evitar la limitació mitjançant el pagament en efectiu de factures mensuals fraccionades.
Què es considera un pagament en efectiu?
A l’efecte d’aquesta limitació, el concepte d’efectiu no es limita exclusivament als bitllets i les monedes.
La normativa remet a la definició de mitjans de pagament de la legislació de prevenció del blanqueig de capitals per determinar què s’ha d’entendre per efectiu.
S’hi inclouen, entre d’altres:
- Paper moneda i moneda metàl·lica.
- Xecs bancaris al portador.
- Altres mitjans de pagament concebuts per ser utilitzats al portador, quan estiguin inclosos en la definició legal corresponent.
Per tant, abans de fer una operació, convé tenir en compte no només l’import, sinó també el mitjà de pagament utilitzat.
Com controla Hisenda els pagaments en efectiu?
L’Agència Tributària pot actuar davant dels incompliments de la limitació dels pagaments en efectiu, i la normativa estableix un règim específic d’infraccions i sancions.
A més, les parts que intervenen en operacions que no es poden pagar en efectiu han de conservar durant cinc anys els justificants del pagament i aportar-los si l’Agència Tributària els requereix.
També existeix la possibilitat de comunicar a l’Agència Tributària una operació realitzada incomplint la limitació, una qüestió que adquireix especial importància pels possibles efectes sobre la responsabilitat de les parts.
Sancions per superar el límit dels pagaments en efectiu
L’incompliment de la limitació constitueix una infracció administrativa greu.
Tant qui fa el pagament com qui rep totalment o parcialment les quantitats en efectiu poden ser responsables. La normativa estableix que el pagador i el receptor responen solidàriament de la infracció i de la sanció, de manera que l’Agència Tributària es pot dirigir contra qualsevol d’ells o contra tots dos.
La sanció consisteix en una multa proporcional del 25 % de la quantitat pagada en efectiu en l’operació subjecta a la limitació.
La normativa també preveu una possible reducció del 50 % de la sanció en determinades condicions vinculades al pagament voluntari dins del procediment sancionador.
Exemple pràctic
Una empresa paga en efectiu una factura de 2.000 euros.
La base de la sanció serien els 2.000 euros abonats en efectiu i, aplicant-hi el 25 %, la sanció ascendiria a 500 euros.
A més, com que existeix responsabilitat solidària, l’Agència Tributària pot exigir la sanció indistintament a qualsevol de les parts responsables.
Es pot evitar la sanció si una de les parts denuncia l’operació?
La normativa preveu un supòsit en què una de les parts pot quedar exonerada de responsabilitat.
Perquè això sigui possible, ha de comunicar a l’Agència Tributària el pagament efectuat incomplint la limitació dins dels tres mesos següents a la data del pagament, i identificar:
- L’operació realitzada.
- L’import pagat en efectiu.
- L’altra part que ha intervingut en l’operació.
Si posteriorment l’altra part presenta una denúncia sobre la mateixa operació, aquesta es considera no presentada a l’efecte de l’exoneració.
A més, si totes dues parts presenten la denúncia simultàniament, cap d’elles queda exonerada de responsabilitat.
Exemples pràctics sobre el límit dels pagaments en efectiu
Servei d’un autònom per 800 €
Un autònom presta un servei per un import de 800 euros. Com que no s’arriba al límit de 1.000 euros, el pagament es pot fer en efectiu.
Factura entre empreses de 1.000 €
Una empresa emet a una altra una factura per un import de 1.000 euros. Com que s’assoleix el límit establert, l’operació no es pot pagar en efectiu.
Servei de 1.500 € pagat en tres terminis
Una prestació de serveis té un import total de 1.500 euros i es divideix en tres pagaments de 500 euros. El fraccionament no permet evitar la limitació, ja que cal tenir en compte l’import total de l’operació.
Un particular compra a una empresa per 1.200 €
Un particular fa una compra de 1.200 euros a una empresa. Encara que una de les parts sigui un particular, s’aplica el límit general perquè l’altra part actua com a empresari o professional.
Pagament parcialment en efectiu
Una compra té un import total de 1.200 euros i es proposa abonar 600 euros en efectiu i 600 euros mitjançant transferència.
Com que l’operació supera el límit de 1.000 euros, no es pot utilitzar el pagament en efectiu per eludir la limitació, encara que només una part de l’import s’aboni d’aquesta manera.
Compliment fiscal i bones pràctiques
La limitació dels pagaments en efectiu forma part de les mesures de prevenció i lluita contra el frau fiscal. Des del 2021, el límit general aplicable quan alguna de les parts actua com a empresari o professional se situa en 1.000 euros.
Per a les empreses i els autònoms, és recomanable establir procediments interns que permetin identificar correctament les operacions subjectes a aquesta limitació, utilitzar mitjans de pagament que permetin acreditar l’operació i conservar la documentació corresponent.
Disposar d’un adequat assessorament fiscal per a empreses i autònoms també permet revisar aquest tipus d’operacions i garantir el compliment correcte de les obligacions tributàries.
Conclusió
Els límits dels pagaments en efectiu afecten moltes operacions habituals entre empreses, autònoms i particulars. Conèixer quan s’aplica la limitació, com es calcula l’import de l’operació i quines conseqüències pot tenir el seu incompliment és fonamental per evitar errors.
En cas de dubte sobre una operació concreta, és recomanable revisar prèviament la forma de pagament i conservar sempre la documentació que permeti acreditar-lo.
Preguntes freqüents sobre els pagaments en efectiu
Quan alguna de les parts actua com a empresari o professional, no es poden pagar en efectiu operacions d’un import igual o superior a 1.000 euros.
No, quan l’operació està subjecta a aquesta limitació. La restricció afecta les operacions d’un import igual o superior a 1.000 euros.
Sí. La normativa s’aplica quan alguna de les parts intervé com a empresari o professional. Per tant, també afecta els autònoms quan actuen en l’exercici de la seva activitat.
El fraccionament no permet eludir la limitació. Per determinar-ne la quantia, s’han de sumar els imports dels pagaments en què s’hagi pogut fraccionar el lliurament de béns o la prestació de serveis.
Amb caràcter general, la sanció consisteix en una multa del 25 % de la quantitat pagada en efectiu que constitueixi la base de la sanció, sens perjudici de la reducció que pugui resultar aplicable quan es compleixin els requisits establerts.
Les parts que intervenen en operacions subjectes a la limitació dels pagaments en efectiu han de conservar els justificants de pagament durant cinc anys des de la data de l’operació, per poder acreditar el mitjà de pagament utilitzat si l’Agència Tributària els requereix.
