La gestió laboral per a empreses va molt més enllà de preparar les nòmines cada mes. Contractes, altes i baixes, cotitzacions, vacances, permisos, incidències o comunicacions amb l’Administració formen part d’una gestió que requereix seguiment i actualització constant.
A mesura que una empresa creix i augmenta la seva plantilla, també ho fa la complexitat d’aquestes obligacions. Una correcta gestió laboral permet mantenir els processos ordenats, reduir errors i disposar d’informació adequada per prendre decisions relacionades amb l’equip.
Però, què inclou exactament la gestió laboral i quins aspectes hauria de tenir en compte una empresa?
En aquest article:
Què és la gestió laboral d’una empresa?
La gestió laboral engloba el conjunt de processos administratius i laborals relacionats amb les persones treballadores d’una empresa.
No es limita al càlcul de les nòmines. També comprèn la contractació, les altes i baixes a la Seguretat Social, les cotitzacions, les modificacions de les condicions laborals, les vacances i permisos o les diferents incidències que es puguin produir durant la relació laboral.
Moltes d’aquestes gestions requereixen, a més, comunicacions amb diferents organismes. El Sistema RED de la Seguretat Social, per exemple, permet realitzar electrònicament actuacions relacionades amb l’afiliació, les altes, les baixes, les variacions de dades i la cotització dels treballadors.
En el cas de companyies estrangeres que comencen a operar a Espanya, aquestes obligacions formen part d’un procés més ampli. Abans d’expandir una empresa a Espanya, convé analitzar conjuntament les implicacions laborals, fiscals i societàries que tindrà l’inici de l’activitat.
Què inclou la gestió laboral per a empreses?
La gestió laboral engloba diferents àrees relacionades amb l’administració de les persones treballadores. Tot i que les necessitats poden variar segons la mida, l’activitat o l’estructura de cada empresa, hi ha una sèrie de gestions habituals que formen part del dia a dia laboral.
Contractació laboral
La contractació és un dels primers passos en la relació entre l’empresa i la persona treballadora. Implica seleccionar la modalitat contractual adequada, formalitzar el contracte i comunicar-lo als organismes corresponents.
💡Important
La modalitat contractual i les seves condicions s’han d’ajustar a la causa real de la contractació i al conveni col·lectiu aplicable.
Abans d’incorporar una nova persona a l’equip també és important conèixer el cost real que suposarà per a l’empresa, tenint en compte no només el salari, sinó també les cotitzacions i altres costos associats.
Altes, baixes i Seguretat Social
Quan una empresa incorpora una persona treballadora ha de gestionar la seva alta a la Seguretat Social i realitzar les comunicacions corresponents durant tota la relació laboral.
L’alta s’ha de tramitar abans de l’inici de la prestació de serveis. Les baixes i les variacions de dades també s’han de comunicar a la Seguretat Social dins dels terminis establerts per a cada tràmit.
A més, l’empresa ha de gestionar les cotitzacions socials corresponents i mantenir actualitzada la informació de les persones treballadores.
Nòmines i cotitzacions
L’elaboració de les nòmines és una de les tasques més habituals dins de la gestió laboral. Inclou el càlcul de salaris, complements, retencions, cotitzacions i altres circumstàncies que puguin afectar la retribució de cada persona treballadora.
També cal tenir en compte possibles incidències com baixes mèdiques, permisos, hores extraordinàries o canvis en les condicions laborals, ja que poden influir en el càlcul de la nòmina.
Vacances i permisos
La planificació de les vacances i els permisos també forma part de la gestió laboral d’una empresa.
Les vacances s’han de fixar de comú acord entre l’empresa i la persona treballadora, d’acord amb el que estableixin el conveni col·lectiu i el calendari de vacances. La persona treballadora ha de conèixer les dates que li corresponen com a mínim dos mesos abans del seu inici, llevat que existeixi una millora addicional aplicable.
Finalització de la relació laboral
Quan finalitza una relació laboral també s’han de gestionar diferents aspectes administratius: documentació, liquidació de les quantitats corresponents, comunicacions i altres tràmits que puguin ser necessaris.
La liquidació (finiquito) recull les quantitats pendents de liquidar en finalitzar la relació laboral, mentre que la indemnització només correspon quan sigui procedent en funció de la causa d’extinció.
El procediment dependrà de la causa i de les circumstàncies concretes de l’extinció, per la qual cosa cada situació s’ha d’analitzar individualment.
Per què és important una correcta gestió laboral?
Una gestió laboral adequada no només permet complir les obligacions de l’empresa. També facilita una millor organització interna i aporta informació rellevant per a la presa de decisions.
Compliment de les obligacions laborals
Les empreses han d’atendre diferents obligacions relacionades amb la contractació, la Seguretat Social, la cotització i la gestió de les persones treballadores.
La normativa laboral està subjecta a canvis, per la qual cosa cal revisar periòdicament els procediments i adaptar-los quan correspongui.
A més d’aquestes gestions, les empreses han de tenir en compte altres obligacions relacionades amb la jornada laboral, la prevenció de riscos laborals, les vacances i el conveni col·lectiu aplicable. Segons la plantilla i les circumstàncies de cada empresa, també poden existir obligacions addicionals en matèria d’igualtat i altres mesures específiques.
Reducció d’errors
Una informació incorrecta en una nòmina, una comunicació realitzada fora de termini o una incidència mal gestionada pot obligar posteriorment a fer correccions i generar costos o contingències innecessàries.
Disposar d’informació actualitzada i de procediments definits ajuda a reduir aquest risc.
Major control dels costos laborals
Conèixer el cost laboral de la plantilla facilita la planificació financera i permet valorar amb més precisió noves contractacions, modificacions de jornada o canvis en l’estructura de l’equip.
La informació laboral, per tant, no té únicament una funció administrativa: també es pot convertir en una eina per a la planificació empresarial.
Millor informació per prendre decisions
L’evolució dels costos, l’estructura de la plantilla, les modalitats de contractació o l’impacte econòmic de determinats canvis són dades rellevants per a la direcció.
Una gestió laboral organitzada permet disposar d’aquesta informació de manera més clara i prendre decisions amb un millor coneixement de les seves implicacions.
Quan una empresa creix, també augmenta la complexitat de la seva gestió laboral. Els procediments que funcionaven amb una plantilla petita poden necessitar revisar-se a mesura que augmenta el nombre de persones treballadores o apareixen noves situacions.
Gestió laboral interna o externa: què convé valorar?
Cada empresa pot organitzar la gestió laboral de manera diferent. Algunes disposen d’un departament intern encarregat d’aquestes tasques, mentre que altres opten per externalitzar una part o la totalitat de la gestió laboral.
La decisió dependrà de factors com la mida de la plantilla, l’estructura interna, els recursos disponibles o la complexitat de les relacions laborals.
Comptar amb suport extern pot resultar especialment útil quan l’empresa necessita acompanyament especialitzat, vol mantenir els seus procediments actualitzats o no disposa de recursos interns suficients per gestionar totes les obligacions laborals.
En aquests casos, comptar amb un servei d’assessorament laboral per a empreses permet disposar de suport especialitzat tant en la gestió habitual com davant de situacions laborals concretes.
Errors freqüents en la gestió laboral d’una empresa
Molts problemes no procedeixen necessàriament d’una única decisió important, sinó de petits errors administratius o d’una manca de seguiment.
Entre les situacions que convé evitar hi ha:
- No revisar periòdicament els contractes i les condicions laborals.
- Comunicar altes, baixes o modificacions fora dels terminis corresponents.
- No actualitzar els procediments interns davant de canvis normatius.
- Gestionar incorrectament determinades incidències en nòmina.
- No calcular el cost laboral complet abans de realitzar una contractació.
- Actuar únicament quan apareix un problema, en lloc de mantenir un seguiment periòdic.
Una gestió laboral ordenada permet disposar d’informació actualitzada i abordar les diferents situacions amb més anticipació.
Una gestió laboral adaptada a cada empresa
La gestió laboral forma part del dia a dia de qualsevol empresa amb persones treballadores, però les seves necessitats canvien a mesura que evoluciona la plantilla, l’activitat o la mateixa organització.
Mantenir els processos actualitzats, conèixer les obligacions aplicables i disposar d’informació laboral fiable permet afrontar amb més seguretat tant les gestions habituals com aquelles situacions que requereixen una valoració específica.
Per això, més enllà de complir els tràmits administratius, és important que la gestió laboral estigui adaptada a la realitat de cada empresa i evolucioni amb ella.
Preguntes freqüents sobre gestió laboral per a empreses
Inclou els principals processos relacionats amb la relació entre l’empresa i les persones treballadores: contractació, altes i baixes, nòmines, cotitzacions, vacances, permisos, incidències, modificacions contractuals i finalització de les relacions laborals, entre d’altres.
Tot i que ambdós conceptes estan estretament relacionats, la gestió laboral sol referir-se principalment a l’execució i el seguiment dels processos recurrents de l’empresa.
L’assessorament laboral incorpora també l’anàlisi i l’orientació professional davant de decisions empresarials, situacions específiques o canvis normatius. A la pràctica, totes dues funcions se solen complementar.
Sí. Una empresa pot externalitzar determinats processos laborals en funció de les seves necessitats, estructura i recursos interns.
L’abast dependrà de cada organització i pot incloure des de determinades tasques administratives fins a un acompanyament més ampli.
És recomanable fer-ho periòdicament i, especialment, quan augmenta la plantilla, es produeixen canvis organitzatius, s’incorporen noves modalitats de contractació o entren en vigor novetats normatives que afecten l’empresa.
