Saber quines són les despeses deduïbles és un dels dubtes més habituals entre empreses, pimes i autònoms: quines despeses em puc deduir realment i quines poden generar problemes amb Hisenda?
No totes les despeses són fiscalment deduïbles ni disposar d’una factura en garanteix la deducció. Perquè una despesa sigui deduïble, cal complir determinats requisits i poder acreditar la seva vinculació amb l’activitat econòmica.
A més, el tractament fiscal no és el mateix en tots els casos: els autònoms tributen, amb caràcter general, per IRPF, mentre que les societats ho fan per l’Impost sobre Societats. En aquesta guia repassem les principals despeses que es poden deduir, els errors més habituals i els criteris que convé tenir en compte per evitar problemes amb Hisenda.
En aquest article trobaràs
Què considera Hisenda una despesa deduïble?
Amb caràcter general, una despesa deduïble és aquella que es pot tenir en compte fiscalment a l’hora de determinar el resultat sobre el qual s’haurà de tributar. Ara bé, perquè una despesa es pugui deduir, no n’hi ha prou que l’empresa l’hagi pagat.
La normativa exigeix que la despesa compleixi una sèrie de requisits, estigui vinculada a l’activitat econòmica, es pugui justificar documentalment i estigui correctament registrada en la comptabilitat.
Per tant, no totes les despeses d’una empresa són automàticament despeses deduïbles. Cal analitzar cada cas tenint en compte la normativa fiscal aplicable i les circumstàncies concretes de l’activitat.
Quins requisits ha de complir una despesa per ser deduïble?
Perquè una despesa pugui considerar-se fiscalment deduïble, no n’hi ha prou amb haver-la pagat o disposar d’una factura. Cal complir una sèrie de requisits perquè Hisenda n’accepti la deducció.
Amb caràcter general, cal tenir en compte els aspectes següents:
Estar relacionada amb l’activitat econòmica
La despesa ha d’estar vinculada al desenvolupament de l’activitat empresarial o professional. És a dir, ha d’existir una relació entre la despesa efectuada i l’activitat de l’empresa.
Per exemple, el lloguer d’un local, la compra de material d’oficina o els serveis d’assessoria poden ser despeses deduïbles quan estan vinculats a l’activitat, mentre que les despeses de caràcter personal no es poden deduir pel simple fet d’haver estat abonades des del compte de l’empresa.
Estar degudament justificada
Tota despesa deduïble s’ha de poder acreditar mitjançant la documentació corresponent. En la majoria dels casos, serà necessària una factura completa que compleixi els requisits establerts per la normativa vigent.
Disposar únicament d’un tiquet o justificant de pagament no sempre serà suficient per justificar una deducció, especialment si Hisenda sol·licita la documentació durant una comprovació.
Si vols conèixer les noves obligacions en matèria de facturació, et recomanem llegir el nostre article sobre la factura electrònica obligatòria.
Estar correctament registrada en la comptabilitat
A més d’estar relacionada amb l’activitat i degudament justificada, la despesa ha de figurar correctament comptabilitzada en els llibres i registres de l’empresa, d’acord amb la normativa comptable i fiscal aplicable.
Una correcta comptabilització facilita la traçabilitat de les operacions i permet acreditar l’origen de la despesa en cas de revisió per part de l’Agència Tributària.
No estar expressament exclosa per la normativa
Hi ha determinades despeses que, encara que estiguin relacionades amb l’activitat empresarial, la normativa fiscal considera expressament no deduïbles o sotmet a determinades limitacions.
En el cas de les societats, l’article 15 de la Llei 27/2014, de l’Impost sobre Societats, estableix quines despeses no tenen la consideració de fiscalment deduïbles. Entre aquestes s’inclouen, per exemple, les multes i sancions penals i administratives, determinats donatius i liberalitats o les despeses derivades d’actuacions contràries a l’ordenament jurídic.
Per aquest motiu, abans d’aplicar una deducció, convé comprovar no només que la despesa estigui vinculada a l’activitat, degudament justificada i comptabilitzada, sinó també que no es trobi entre els supòsits expressament exclosos per la normativa.
Pots consultar directament l’article 15 de la Llei 27/2014, de l’Impost sobre Societats (BOE), relatiu a les despeses no deduïbles.
💡 Sabies que…?
Un dels errors més habituals és pensar que tota despesa amb factura és automàticament deduïble. Hisenda pot rebutjar-ne la deducció si la despesa no està vinculada a l’activitat econòmica, no està prou justificada o no compleix la resta de requisits establerts per la normativa fiscal.
Principals despeses deduïbles en una empresa
Sempre que es compleixin els requisits exigits per la normativa fiscal, hi ha diferents despeses deduïbles vinculades al desenvolupament de l’activitat empresarial. Tot i això, és important recordar que cada cas s’ha d’analitzar individualment, ja que la deduïbilitat pot dependre de les circumstàncies concretes de cada empresa.
Entre les més habituals trobem:
Les despeses derivades del lloguer d’oficines, locals comercials, naus o despatxos són, amb caràcter general, deduïbles quan estan vinculades a l’activitat empresarial.
El mateix passa amb els subministraments associats a l’immoble, com ara l’electricitat, l’aigua, el gas o Internet.
La compra de material d’oficina, mobiliari, ordinadors, pantalles, impressores o altres equips necessaris per desenvolupar l’activitat també pot considerar-se una despesa deduïble, sempre que estigui correctament justificada i registrada.
Les inversions destinades a promocionar l’empresa també acostumen a ser fiscalment deduïbles.
En aquest apartat es poden incloure campanyes publicitàries, disseny gràfic, desenvolupament de pàgines web, posicionament SEO, publicitat a les xarxes socials o serveis de màrqueting digital.
Els honoraris abonats a assessors fiscals, advocats, gestors, consultors, auditors o altres professionals externs que prestin serveis relacionats amb l’activitat de l’empresa acostumen a ser despeses deduïbles.
Les retribucions dels treballadors, les cotitzacions a la Seguretat Social, la formació o determinats beneficis vinculats a l’activitat laboral formen part, amb caràcter general, de les despeses deduïbles d’una empresa.
Si vols saber quin cost real suposa incorporar un empleat, et recomanem llegir el nostre article sobre quant costa contractar un treballador a Espanya.
Les despeses derivades de desplaçaments per motius laborals, com ara bitllets de transport, allotjament o determinades despeses de manutenció, poden ser deduïbles sempre que estiguin relacionades amb l’activitat econòmica i es puguin justificar adequadament.
Les despeses relacionades amb els vehicles requereixen una anàlisi específica, ja que la seva deduïbilitat dependrà de l’ús que es faci del vehicle i de la normativa aplicable en cada cas.
Per aquest motiu, convé revisar cada situació abans d’aplicar qualsevol deducció per evitar futures regularitzacions per part d’Hisenda.
💡 Consell de Fernández Global
Encara que moltes despeses poden ser fiscalment deduïbles, la clau no es troba únicament en el tipus de despesa, sinó en poder acreditar la seva vinculació amb l’activitat econòmica i complir els requisits exigits per la normativa.
Una revisió prèvia permet reduir riscos i aporta més seguretat davant d’una possible comprovació tributària.
Despeses que Hisenda continua rebutjant
Encara que una empresa faci una despesa i disposi de la factura corresponent, això no significa que sigui automàticament deduïble. L’Agència Tributària pot rebutjar aquelles despeses que la normativa considera no deduïbles o en què la vinculació amb l’activitat econòmica no queda suficientment acreditada.
Aquests són alguns dels casos més habituals:
Despeses personals
Les despeses de caràcter personal dels socis, administradors o treballadors no es poden deduir si no guarden relació amb l’activitat de l’empresa.
Per exemple, les compres per a ús privat, les vacances familiars o les despeses domèstiques no es converteixen en despeses deduïbles pel simple fet d’haver-se abonat des del compte bancari de la societat.
Multes i sancions
Les multes i sancions penals i administratives no són fiscalment deduïbles en l’Impost sobre Societats, tal com estableix l’article 15 de la Llei 27/2014.
Per tant, a més del cost econòmic que representen per a l’empresa, no es poden utilitzar per reduir la base imposable de l’impost.
Despeses sense justificar correctament
Un dels motius pels quals Hisenda pot rebutjar una deducció és la manca de documentació suficient.
No disposar d’una factura vàlida o no poder acreditar la vinculació de la despesa amb l’activitat pot provocar que l’Agència Tributària regularitzi la deducció practicada.
Despeses en què no es pot acreditar la vinculació amb l’activitat
Hi ha determinades despeses que poden generar més dubtes, com ara alguns àpats, regals, desplaçaments o determinats béns d’ús mixt.
En aquests casos, és especialment important poder acreditar que la despesa respon a l’activitat empresarial i no a un ús particular.
Cada situació s’ha d’analitzar individualment, ja que la deduïbilitat dependrà de les circumstàncies concretes i de la documentació disponible.
Errors freqüents a l’hora de deduir despeses en una empresa
Molts problemes amb Hisenda no es produeixen per ocultar ingressos, sinó per aplicar deduccions que no compleixen els requisits establerts per la normativa fiscal. Evitar aquests errors pot estalviar a l’empresa regularitzacions, sancions i costos innecessaris.
Aquests són alguns dels errors més habituals:
1. Pensar que tenir una factura és suficient
Disposar d’una factura no garanteix per si sol que una despesa sigui deduïble. A més d’estar correctament documentada, ha d’estar vinculada a l’activitat econòmica i complir la resta de requisits exigits per la normativa.
2. Barrejar despeses personals i professionals
Utilitzar el compte bancari o la targeta de l’empresa per pagar despeses de caràcter personal és un dels errors més freqüents.
Encara que el pagament es faci des de l’empresa, les despeses personals no es converteixen automàticament en despeses deduïbles, per la qual cosa Hisenda les pot rebutjar durant una comprovació.
3. No conservar la documentació
Les empreses han de conservar les factures i la resta de documentació que justifiqui les seves despeses durant els terminis legalment establerts.
En cas de revisió, no poder acreditar una despesa pot suposar la pèrdua de la deducció practicada.
4. No revisar les despeses abans de presentar els impostos
Esperar fins al moment de presentar les declaracions fiscals per revisar les despeses pot augmentar el risc de cometre errors.
Fer una revisió periòdica de la comptabilitat permet detectar incidències amb antelació i corregir possibles errors abans de presentar les autoliquidacions corresponents.
5. No consultar quan hi ha dubtes
Hi ha despeses la deduïbilitat de les quals depèn de diversos factors, com ara l’activitat desenvolupada, la documentació disponible o el tractament fiscal aplicable.
Davant de qualsevol dubte, és recomanable analitzar cada cas abans d’aplicar la deducció per evitar futures regularitzacions per part de l’Agència Tributària.
Com evitar problemes amb Hisenda a l’hora de deduir despeses?
Una correcta gestió de les despeses deduïbles no només permet optimitzar la fiscalitat de l’empresa, sinó també reduir el risc de comprovacions, regularitzacions o possibles sancions per part de l’Agència Tributària.
Per minimitzar incidències, és recomanable:
- Sol·licitar sempre una factura completa que compleixi els requisits legals.
- Conservar tota la documentació que permeti justificar cada despesa.
- Evitar barrejar despeses personals i professionals.
- Revisar periòdicament la comptabilitat abans de presentar els impostos.
- Analitzar aquelles despeses que puguin generar dubtes sobre la seva deduïbilitat abans d’aplicar la deducció.
- Comptar amb assessorament fiscal per interpretar correctament la normativa i aplicar les deduccions amb més seguretat.
Preguntes freqüents sobre les despeses deduïbles
Amb caràcter general, una despesa ha d’estar degudament justificada per poder ser fiscalment deduïble. La factura és el principal document justificatiu en moltes operacions, tot i que en determinats supòsits poden existir altres mitjans de prova admesos per la normativa.
Per aquest motiu, és important conservar correctament la documentació associada a cada despesa i poder acreditar-ne la vinculació amb l’activitat econòmica.
Depèn de cada cas. La deduïbilitat de les despeses relacionades amb un vehicle pot variar en funció del seu ús, del tipus d’activitat desenvolupada i de l’impost aplicable.
Per aquest motiu, abans d’aplicar qualsevol deducció relacionada amb un vehicle, és recomanable analitzar les circumstàncies concretes i comprovar que es compleixen els requisits exigits per la normativa.
Els àpats amb clients poden ser deduïbles sempre que estiguin vinculats a l’activitat econòmica, es puguin justificar adequadament i compleixin els requisits establerts per la normativa fiscal.
És important conservar la documentació que permeti acreditar el motiu professional de la despesa davant d’una possible comprovació d’Hisenda.
Si l’Agència Tributària considera que una despesa no compleix els requisits per ser deduïble, pot regularitzar la situació tributària i exigir el pagament de les quantitats corresponents, juntament amb els interessos que, si escau, siguin procedents.
Depenent de les circumstàncies, també es poden imposar sancions si s’aprecia un incompliment de la normativa fiscal.
Aquestes despeses poden ser deduïbles quan estiguin vinculades a l’activitat empresarial o professional i se’n pugui acreditar l’ús en el desenvolupament de l’activitat.
Quan existeixi un ús mixt, professional i personal, caldrà analitzar cada cas per determinar quin tractament fiscal correspon.
No. Encara que poden compartir determinats principis, els autònoms i les societats tributen per impostos diferents i estan subjectes a normatives diferents.
Amb caràcter general, els autònoms tributen per l’Impost sobre la Renda de les Persones Físiques (IRPF), mentre que les societats tributen per l’Impost sobre Societats. Per tant, un mateix tipus de despesa pot tenir requisits, límits o un tractament fiscal diferent en funció del contribuent i de l’impost aplicable.
Per aquest motiu, no convé traslladar automàticament a una societat els criteris aplicables a un autònom, ni a l’inrevés. Cada situació s’ha d’analitzar d’acord amb la normativa que correspongui.
Conclusió
Conèixer quines són les despeses deduïbles i aplicar correctament els criteris establerts per la normativa fiscal és clau per optimitzar la fiscalitat de l’empresa i evitar incidències amb Hisenda.
Una bona planificació comptable i fiscal, juntament amb una revisió periòdica de les despeses, permet reduir riscos i prendre decisions amb més seguretat.
A Fernández Global ajudem empreses, pimes i societats a gestionar les seves obligacions fiscals d’acord amb la normativa vigent.
